Ειδικότερα, σύμφωνα με τις διατάξεις (άρθρο 32), σε περίπτωση θανάτου ή αποχώρησης από την υπηρεσία ειδικού άμισθου υποθηκοφύλακα, με προεδρικό διάταγμα που εκδίδεται μετά πρόταση των υπουργών Δικαιοσύνης και Διοικητικής Ανασυγκρότησης και μετά γνωμοδότηση της Ολομέλειας του οικείου Πρωτοδικείου, το ειδικό άμισθο υποθηκοφυλακείο μπορεί να μετατραπεί σε έμμισθο. Τμηματάρχης του υποθηκοφυλακείου επιλέγεται πτυχιούχος Νομικής (βάσει του άρθρου 72 του ν.2812/2000), ενώ μέχρι την επιλογή του, καθήκοντα προϊσταμένου εκτελεί υπάλληλος πτυχιούχος Νομικής με τα περισσότερα χρόνια προϋπηρεσίας.
Σε περίπτωση που χρέη προϊσταμένου ασκεί υπάλληλος ο οποίος δεν είναι πτυχιούχος Νομικής, η καταχώριση πράξης ή απόφασης που έχει σχέση με τη σύσταση, μεταβίβαση ή κατάργηση εμπράγματων δικαιωμάτων στα βιβλία μεταγραφών διενεργείται από Ειρηνοδίκη.
Ως προς τη σχέση εργασίας του προσωπικού, με κοινή υπουργική απόφαση το προσωπικό του υποθηκοφυλακείου που μετατρέπεται σε έμμισθο τοποθετείται σε προσωποπαγείς θέσεις με σχέση εργασίας ιδιωτικού δικαίου αορίστου χρόνου και κατατάσσεται στους βαθμούς της κατηγορίας που ανήκει.
Η μισθολογική κατάταξη πραγματοποιείται με βάση τα τυπικά προσόντα των υπαλλήλων και τον χρόνο υπηρεσίας που διανύθηκε σε σχέση εξαρτημένης εργασίας ιδιωτικού δικαίου αορίστου ή ορισμένου χρόνου από την πρόσληψή τους στα άμισθα υποθηκοφυλακεία μέχρι την ανάληψη των καθηκόντων στα έμμισθα. Εφόσον από τη μισθολογική κατάταξη προκύψει χαμηλότερος μισθός, η προσωπική διαφορά δεν διατηρείται.
Ως προς τη στέγαση του υποθηκοφυλακείου που μετατρέπεται σε έμμισθο, μέχρι την ολοκλήρωση της δημοπρασίας, το Δημόσιο μισθώνει το ακίνητο που στεγάζεται το υποθηκοφυλακείο.
Στους προϊσταμένους των έμμισθων πλέον υποθηκοφυλακείων, παραδίδονται τα βιβλία, το αρχείο και ο εξοπλισμός παρουσία του αρμόδιου εισαγγελέα και συντάσσεται και ειδική έκθεση.
Εντός δεκαημέρου από την κοινοποίηση της έκθεσης στο υπουργείο Δικαιοσύνης, αποδίδονται στο Δημόσιο τα οφειλόμενα δικαιώματα από τον συμβολαιογράφο στον οποίο είχε ανατεθεί η λειτουργία του υποθηκοφυλακείου, ενώ όπως επισημαίνεται «το Δημόσιο δεν ευθύνεται για τυχόν οφειλές που δημιουργήθηκαν από οποιαδήποτε αιτία κατά την υπηρεσία του υποθηκοφύλακα ή του αναπληρωτή συμβολαιογράφου».
