Οδηγίες σχετικά με το ποια έγγραφα πρέπει να ζητούνται επικυρωμένα και ποια ως απλά αντίγραφα καθορίζει με εγκύκλιο του το ΕΦΚΑ, ενώ δίνονται και διευκρινίσεις σχετικά με την έναρξη δειγματοληπτικών ελέγχων ώστε να διαπιστωθούν αν τα αντίγραφα αποτελούν προϊόν πλαστογραφίας ή όχι
Με αφορμή ερωτήματα που τέθηκαν στην διοίκηση του ΕΦΚΑ σχετικά με την κατάργηση της υποχρέωσης υποβολής πρωτοτύπων ή επικυρωμένων αντιγράφων των εγγράφων που υποβάλλονται στο Δημόσιο, παρέχονται οι ακόλουθες διευκρινίσεις:
Η εν λόγω ρύθμιση εφαρμόζεται στο Δημόσιο, τους Οργανισμούς Τοπικής Αυτοδιοίκησης (Ο.Τ.Α.), τα νομικά πρόσωπα δημοσίου δικαίου, τα δικαστήρια όλων των βαθμών, τα νομικά πρόσωπα ιδιωτικού δικαίου που ανήκουν στο κράτος ή επιχορηγούνται τακτικώς, σύμφωνα με τις κείμενες διατάξεις από κρατικούς πόρους κατά 50% τουλάχιστον του ετήσιου προϋπολογισμού τους, τις δημόσιες επιχειρήσεις καθώς και στα νομικά πρόσωπα και τις επιχειρήσεις των Ο.Τ.Α..
Συνεπώς όλες οι διοικητικές αρχές και τα ΚΕΠ της Χώρας εξακολουθούν να επικυρώνουν αντίγραφα από το πρωτότυπο ή από το ακριβές αντίγραφο της διοικητικής αρχής μόνο στην περίπτωση που αυτά υποβάλλονται από τον ενδιαφερόμενο σε φορείς που δεν εμπίπτουν στις διατάξεις της εν λόγω ρύθμισης (λ.χ. πολίτης ζητά την επικύρωση αντιγράφου του δελτίου αστυνομικής ταυτότητας προκειμένου να το υποβάλει σε: α. τράπεζα, β. ιδιωτική εταιρεία, γ. συμβολαιογράφο).
Οι υπόχρεοι φορείς υποχρεούνται να αποδέχονται, πλέον, τα απλά, ευανάγνωστα αντίγραφα των πρωτοτύπων εγγράφων που έχουν εκδώσει οι υπηρεσίες και φορείς που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής της ρύθμισης ή των ακριβών αντιγράφων τους.
Επιπλέον, οι υπόχρεοι φορείς υποχρεούνται να αποδέχονται, πλέον, και τα απλά, ευανάγνωστα αντίγραφα των ιδιωτικών και αλλοδαπών εγγράφων, εφόσον τα έγγραφα αυτά έχουν επικυρωθεί προηγουμένως από δικηγόρο. Με τις διατάξεις της ρύθμισης αυτής, δεν θίγονται και εξακολουθούν να ισχύουν, οι απαιτήσεις υποβολής των εγγράφων σε πρωτότυπο ή ακριβές αντίγραφο, όταν πρόκειται να τεθεί σε αυτά η Σφραγίδα της Χάγης (Apostille), βάσει της Διεθνούς Σύμβασης της Χάγης ή σε άλλη περίπτωση προξενική θεώρηση, στο πλαίσιο των προβλεπόμενων διακρατικών συμφωνιών.
Επιπροσθέτως, υπενθυμίζεται ότι τα έγγραφα που προσκομίζονται για δικαστική χρήση δεν εμπίπτουν στις διατάξεις αυτές. Συνεπώς, τα έγγραφα αυτά υποβάλλονται σε πρωτότυπη μορφή ή σε επικυρωμένα αντίγραφα. Επίσης, δεν εμπίπτουν στην εν λόγω ρύθμιση τα παραστατικά πληρωμής (λ.χ. τιμολόγιο, απόδειξη αγοράς, απόδειξη παροχής υπηρεσιών), που υποβάλλονται από ενδιαφερόμενους, τα οποία εξακολουθούν να κατατίθενται, όπως προβλέπουν οι σχετικές ειδικές διατάξεις (λ.χ. Δημόσιο Λογιστικό).
Τέλος σε όσους φορείς δεν γίνεται ρητή αναφορά όπως η Εκκλησία της Ελλάδος, Μητροπόλεις αυτής, Ενορίες μετά των Ενοριακών τους Ναών, Μονές, Αποστολική Διακονία, Ιερά Αρχιεπισκοπή Κρήτης και Μητροπόλεις αυτής, κ.α. προκύπτει ότι αυτοί δεν εμπίπτουν στις διατάξεις και κατά συνέπεια εξακολουθούν να ζητούν την υποβολή πρωτότυπων ή νομίμως επικυρωμένων αντιγράφων εγγράφων, κατά τις συναλλαγές τους με τους ενδιαφερόμενους πολίτες.
Οι φορείς που υποχρεούνται να αποδέχονται, τα απλά, ευανάγνωστα αντίγραφα των πρωτοτύπων εγγράφων ή των ακριβών αντιγράφων τους, έχουν υποχρέωση να διενεργούν δειγματοληπτικό έλεγχο, ανά τρίμηνο, σε ποσοστό τουλάχιστον 5% επί των φωτοαντιγράφων που υποβάλλονται σε αυτές. Εάν διαπιστωθεί κατά τον υποχρεωτικό ή άλλο έλεγχο ότι υποβλήθηκαν αλλοιωμένα φωτοαντίγραφα, εκτός από τις κυρώσεις που προβλέπονται και που επιβάλλονται στον ενδιαφερόμενο, εφόσον η πράξη δεν τιμωρείται αυστηρότερα από άλλη ποινική διάταξη, η διοικητική ή άλλη πράξη, για την έκδοση της οποίας υποβλήθηκαν τα φωτοαντίγραφα αυτά, ανακαλείται αμέσως.
Επιπροσθέτως, η Υπηρεσία οφείλει να διαβιβάζει άμεσα την υπόθεση στην Εισαγγελία του τόπου που αυτή εδρεύει. Ο δειγματοληπτικός έλεγχος των φορέων διενεργείται με τη συνδρομή των υπηρεσιών ή των φορέων που εξέδωσαν τα πρωτότυπα έγγραφα. Συγκεκριμένα, οι υπηρεσίες του Ε.Φ.Κ.Α. που διενεργούν τον έλεγχο οφείλουν να επικοινωνήσουν με την εκδούσα αρχή (π.χ Ληξιαρχείο, Πανεπιστήμιο, κ.λπ.) με κάθε πρόσφορο τρόπο και κατά προτίμηση με το λιγότερο γραφειοκρατικό μέσο (πρωτίστως με e-mail ή τηλέφωνο και δευτερευόντως με fax ή διοικητική αλληλογραφία) προκειμένου να επαληθεύσει την ακρίβεια των στοιχείων που εμπεριέχονται στα υπό έλεγχο φωτοαντίγραφα.
