Εγκύκλιο για «Μαζική ενημέρωση στοιχείων υπαλλήλων στην εφαρμογή του Μητρώου Ανθρώπινου Δυναμικού Ελληνικού Δημοσίου – Ορθή επιλογή εργασιακής σχέσης για το έκτακτο προσωπικό που δεν επιβαρύνει τον Κρατικό Προϋπολογισμό – Διαγραφή προσωπικού μετά τη λήξη της σύμβασης», εξέδωσε ο υπουργός Εσωτερικών, Τάκης Θεοδωρικάκος.
Ειδικότερα στην εγκύκλιο σημειώνεται:
Στο πλαίσιο των αρμοδιοτήτων της Γενικής Γραμματείας Ανθρωπίνου Δυναμικού Δημοσίου Τομέα του Υπουργείου Εσωτερικών, η συνεχής ανάπτυξη και βελτιστοποίηση του Μητρώου Ανθρωπίνου Δυναμικού Δημοσίου Τομέα, ως δυναμικού εργαλείου που κατατείνει όχι μόνον στην κωδικοποίηση συγκεκριμένων στοιχείων των υπαλλήλων αλλά, πρωτίστως, στην εξυπηρέτηση της καθημερινής εργασίας των Διευθύνσεων Διοικητικού/Προσωπικού, αποτελεί βασική προτεραιότητα. Η υλοποίηση της προτεραιότητας αυτής συνίσταται στη δέσμευση της Υπηρεσίας μας για διαρκή παρακολούθηση, εξέλιξη και βελτίωση των παρεχομένων υπηρεσιών προς το σύνολο των φορέων μέσω της
κεφαλαιοποίησης των επισημάνσεων και της ανατροφοδότησης που λαμβάνουμε και επεξεργαζόμαστε. Εν προκειμένω, η δέσμευσή μας προς αυτή την κατεύθυνση αποτυπώνεται με την προσθήκη νέων λειτουργικοτήτων στην εφαρμογή του Μητρώου Ανθρωπίνου Δυναμικού Δημοσίου Τομέα με αποκλειστικό γνώμονα τη διευκόλυνση του έργου των Διευθύνσεων Διοικητικού/Προσωπικού ως ακολούθως:
α) Μαζική Ενημέρωση
Στην εφαρμογή του Μητρώου Ανθρώπινου Δυναμικού Ελληνικού Δημοσίου (https://hr.apografi.gov.gr/login), στην λειτουργία «Διαχείριση Προσωπικού» έχει προστεθεί επιλογή «Μαζική Ενημέρωση από Excel» . Με τη λειτουργία αυτή μπορεί να γίνει αρχική συμπλήρωση ή ενημέρωση ενός ή περισσότερων πεδίων για πολλούς υπαλλήλους.
Ενόψει της νέας αυτής λειτουργίας είναι απαραίτητο να επικαιροποιηθούν ή να συμπληρωθούν τα κενά σε όλα τα πεδία των υπαλλήλων. Τα πεδία της καρτέλας «Εκπαίδευση» δεν μπορούν να συμπληρωθούν μαζικά.
Αρχικά θα πρέπει να ενημερωθεί για όλο το προσωπικό το πεδίο «Κατηγορία Προσωπικού», δεδομένου ότι οι μεταβατικές τιμές «Δεν έχει οριστεί κατηγορία προσωπικού 1» και «Δεν έχει οριστεί κατηγορία προσωπικού 2» θα καταργηθούν μετά τις 31-12-2019 και η υπηρεσία μας θα εντάξει κατ΄ εκτίμηση το προσωπικό στις υπόλοιπες κατηγορίες. Ιδίως, τα Νομικά Πρόσωπα Ιδιωτικού Δικαίου παρακαλούνται να ενημερώσουν την Κατηγορία Προσωπικού του προσωπικού τους.
Για τους Τακτικούς Πολιτικούς Υπαλλήλους και Υπαλλήλους ΟΤΑ, είτε κατέχουν θέση με σχέση δημόσιου δικαίου είτε με σχέση Ιδιωτικού Δικαίου Αορίστου Χρόνου θα πρέπει να επικαιροποιηθούν κατά προτεραιότητα τα πεδία «Κατηγορία Προσωπικού» με την τιμή «Πολιτικό Προσωπικό» και «Κατηγορία Εκπαίδευσης», «Θέση Ευθύνης», «Μισθολόγιο» και «Βαθμός».
Για το προσωπικό με σχέση Ιδιωτικού Δικαίου Ορισμένου Χρόνου θα πρέπει να συμπληρωθούν κατά προτεραιότητα τα πεδία «Κατηγορία Προσωπικού», «Κατηγορία Εκπαίδευσης», «Ειδικότητα» και «Λήξη Σύμβασης».
Δεδομένου ότι τα περισσότερα πεδία της Υπηρεσιακής Κατάστασης συμπληρώνονται με συγκεκριμένες τιμές από λίστα (πχ. Κατηγορία Προσωπικού, Κλάδος, Ειδικότητα, Θέση Ευθύνης, κλπ) θα πρέπει να αναζητηθούν οι ακριβείς τιμές για να συμπληρωθεί το excel της μαζικής ενημέρωσης. Οι οδηγίες και όλες οι διαθέσιμες τιμές όλων των πεδίων που ενημερώνονται με λεξικό βρίσκονται αναρτημένα στην ιστοσελίδα της απογραφής www.apografi.gov.gr /Μητρώο/Μαζική Ενημέρωση μέσω excel.
β) Ορθή επιλογή εργασιακής σχέσης για το έκτακτο προσωπικό που δεν επιβαρύνει τον Κρατικό Προϋπολογισμό.
Κατά την εισαγώγη έκτακτου προσωπικού που προσλαμβάνεται στο πλαίσιο προγραμμάτων ΕΣΠΑ, είτε μέσω ανταποδοτικών υπηρεσιών, αντιτίμου, ή ίδιων πόρων, ιδιαίτερη προσοχή πρέπει να δίνεται στην επιλογή της εργασιακής σχέσης. Θα πρέπει να επιλέγονται οι τιμές:
«ΙΔΙΩΤΙΚΟΥ ΔΙΚΑΙΟΥ ΟΡΙΣΜΕΝΟΥ ΧΡΟΝΟΥ /ΧΡΗΜΑΤΟΔΟΤΟΥΜΕΝΑ ΜΕΣΩ ΕΣΠΑ/ΑΝΤΑΠΟΔΟΤΙΚΑ/ΜΕΣΩ ΑΝΤΙΤΙΜΟΥ» ή
«ΣΥΜΒΑΣΙΟΥΧΟΙ ΕΡΓΟΥ /ΧΡΗΜΑΤΟΔΟΤΟΥΜΕΝΑ ΜΕΣΩ ΕΣΠΑ Ή ΑΠΟ ΙΔΙΟΥΣ ΠΟΡΟΥΣ» ή
«ΩΡΟΜΙΣΘΙΟΙ/ΗΜΕΡΟΜΙΣΘΙΟΙ /ΧΡΗΜΑΤΟΔΟΤΟΥΜΕΝΑ ΜΕΣΩ ΕΣΠΑ/ΑΝΤΑΠΟΔΟΤΙΚΑ/ΜΕΣΩ ΑΝΤΙΤΙΜΟΥ» κατά περίπτωση.
Η σωστή επιλογή της εργασιακής σχέσης έχει σκοπό την παροχή έγκυρων και αξιόπιστων δεδομένων σχετικά με την πηγή χρηματοδότησης του προσωπικού και της αποφυγής στρεβλώσεων που οφείλονται σε εσφαλμένη καταχώριση.
γ) Διαγραφή προσωπικού μετά τη λήξη της σύμβασης
Οι υπηρεσίες πρέπει να διαγράφουν έγκαιρα το προσωπικό του οποίου η σύμβαση έχει λήξει, ανεξάρτητα από το εάν τυχόν του οφείλονται δεδουλευμένες αποδοχές, οι οποίες θα του καταβάλλονται κανονικά μετά τη διαγραφή του. Η διαγραφή του προσωπικού αυτού θα πρέπει να γίνει άμεσα και εφεξής να γίνεται μέσα σε μία εβδομάδα μετά τη λήξη του χρόνου της.
Δεν θα γίνεται διαγραφή μόνο στις περιπτώσεις που επίκειται ανανέωση ή παράταση της αμέσως μετά τη λήξη της. Στην περίπτωση αυτή το πεδίο «Λήξη Σύμβασης»
θα ενημερώνεται αμέσως μετά την ανανέωση ή την παράταση. Επισημαίνεται ότι δεν υπάρχει δυνατότητα μαζικής διαγραφής προσωπικού, αλλά υπάρχει η δυνατότητα μαζικής ενημέρωσης του πεδίου «Λήξη Σύμβασης».
Η τακτική επικαιροποίηση των στοιχείων του προσωπικού, η ορθή επιλογή της εργασιακής σχέσης ώστε να προκύπτει η πηγή χρηματοδότησης και η διαγραφή του προσωπικού μετά τη λήξη της σύμβασης είναι εξαιρετικά σημαντικές ενέργειες που γίνονται με ευθύνη των Διευθύνσεων Διοικητικού – Προσωπικού. Ο λόγος είναι ότι, τα ποσοτικά και τα ποιοτικά στοιχεία που προκύπτουν από το Μητρώο λαμβάνονται υπόψη για την ορθή χάραξη της πολιτικής διαχείρισης του ανθρώπινου δυναμικού του ελληνικού δημοσίου και θα πρέπει να αποτυπώνουν την πραγματικότητα με αξιοπιστία και εγγυρότητα.
Η παρούσα εγκύκλιος διατίθεται μέσω της ιστοσελίδας του Μητρώου www.apografi.gov.gr στη Διαδρομή: Μητρώο – Θεσμικό Πλαίσιο, στην ιστοσελίδα του Υπουργείου, στη διαδρομή «Υπουργείο – Αναρτηθέντα Έγγραφα – Εγκύκλιοι», καθώς και στο «Διαύγεια».
