Με τη απόφαση 45180 ΕΞ 2021 καθορίζεται η νέα διαδικασία για την έκδοση των Ηλεκτρονικών Δημόσιων Εγγράφων.
Αναλυτικά η απόφαση ορίζει τα κάτωθι:
«Άρθρο 1
Πεδίο Εφαρμογής-Αντικείμενο
1. Η παρούσα απόφαση ρυθμίζει ειδικότερα ζητήματα για την έκδοση των ηλεκτρονικών δημόσιων εγγράφων, όπως αυτά ορίζονται και κατηγοριοποιούνται στο άρθρο 13 του ν. 4727/2020 (Α’ 184). Πρόκειται για τα έγγραφα που συντάσσονται, εκδίδονται και διακινούνται από τους φορείς του δημόσιου τομέα με τη χρήση Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών (Τ.Π.Ε.), με την επιφύλαξη της παρ. 1 του άρθρου 18 του ν. 4727/2020.
2. Ηλεκτρονικά έγγραφα που εκδίδονται μέσω της Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης της Δημόσιας Διοίκησης (gov.gr-ΕΨΠ) δεν περιλαμβάνονται στο πεδίο εφαρμογής της παρούσας.
Άρθρο 2
Ορισμοί
1. Για την εφαρμογή ισχύουν οι ακόλουθοι ορισμοί:
α. Μεταδεδομένα ηλεκτρονικών εγγράφων: Σύνολα πληροφορίας που συνοδεύουν και χαρακτηρίζουν τα ηλεκτρονικά έγγραφα και επιτρέπουν την ανεύρεση, κατανόηση και επιβεβαίωση της γνησιότητάς τους από ανθρώπους ή συστήματα.
β. Μορφότυπος ηλεκτρονικών εγγράφων: Συνδυασμός προτύπων και τεχνικών προδιαγραφών που συνθέτουν τη μορφή ενός ηλεκτρονικού εγγράφου.
γ. Ωφέλιμο φορτίο ηλεκτρονικού δημόσιου εγγράφου: Αποτελεί το μέρος του ηλεκτρονικού εγγράφου που περιλαμβάνει όλη την επιχειρησιακή πληροφορία ενός εγγράφου και είτε ακολουθεί κάποιο διεθνές ή διαδεδομένο πρότυπο ηλεκτρονικού εγγράφου (όπως ISO/ IEC 15445:2000 (HTML), ISO 19005-1:2005 ή ISO 320002:2020 (PDF), ISO/IEC 26300:2006 (ODF)) Λοιποί όροι, λέξεις ή φράσεις που χρησιμοποιούνται έχουν την έννοια που τους αποδίδει ο Κανονισμός (ΕΕ) 910/2014 (Κανονισμός eIDAS) και ο ν. 4727/2020.
Άρθρο 3
Πρότυπα και Δομικά Στοιχεία των Ηλεκτρονικών Δημοσίων Εγγράφων
1. Κάθε ηλεκτρονικό δημόσιο έγγραφο περιλαμβάνει το ωφέλιμο φορτίο του, τα μεταδεδομένα που το χαρακτηρίζουν, καθώς και στοιχεία που επιβεβαιώνουν τη γνησιότητά του.
2. Τα μεταδεδομένα που χαρακτηρίζουν το έγγραφο αφορούν στα γενικά στοιχεία του εγγράφου. Ενδεικτικά μεταδεδομένα ενός δημοσίου εγγράφου αποτελούν ο τελικός υπογράφων, ο αριθμός πρωτοκόλλου, η ημερομηνία έκδοσης κ.ά.
3. Η γνησιότητα ενός ηλεκτρονικού εγγράφου επιβεβαιώνεται με τη θέση επί αυτού εγκεκριμένης ηλεκτρονικής χρονοσφραγίδας και εγκεκριμένης ηλεκτρονικής σφραγίδας ή υπογραφής, σύμφωνα με τα οριζόμενα στο άρθρο 13 του ν. 4727/2020.
4. Τα πρότυπα και οι προδιαγραφές ενός ηλεκτρονικού δημοσίου εγγράφου ειδικού σκοπού δύναται να διαφοροποιούνται από αυτά του παρόντος άρθρου μόνο εφόσον αυτό καθίσταται αναγκαίο λόγω ιδιαίτερων χαρακτηριστικών του εγγράφου ή για την διατήρηση της αξιοπιστίας του όταν αυτό αποτελεί ηλεκτρονικό αποδεικτικό στοιχείο και εφόσον στα μεταδεδομένα του εγγράφου υπάρχει η ηλεκτρονική διεύθυνση αυτοματοποιημένης υπηρεσίας όπου μπορεί να γίνει επιβεβαίωση της γνησιότητας του εγγράφου.
Άρθρο 4
Διαδικασία Έκδοσης Ηλεκτρονικού Δημόσιου Εγγράφου
1. Τα ηλεκτρονικά δημόσια έγγραφα παράγονται σύμφωνα με την παρ. 2 του άρθρου 13 του ν. 4727/2020.
2. Κάθε φορέας του δημόσιου τομέα, σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 2 περ. 57 του ν. 4727/2020, μεριμνά για την ενσωμάτωση των μεταδεδομένων στο ωφέλιμο φορτίο του ηλεκτρονικού δημόσιου εγγράφου και τηρεί μόνιμα τη συσχέτιση αυτών χωρίς δυνατότητα αλλαγής τους μετά την έκδοση του ηλεκτρονικού δημοσίου εγγράφου. Οι τιμές των κατ’ ελάχιστον απαιτούμενων μεταδεδομένων καταχωρούνται σύμφωνα με τα ειδικά χαρακτηριστικά του κάθε μεταδεδομένου και τις ιδιότητες του εγγράφου, υπό την ευθύνη του φορέα που εκδίδει το ηλεκτρονικό έγγραφο.
3. Τροποποίηση των μεταδεδομένων δεν επιτρέπεται σε κανένα στάδιο της διαδικασίας διαχείρισης, με εξαίρεση των αλλαγών εκείνων που απαιτούνται για τη διόρθωση λαθών ή παραλείψεων στις αρχικά οριζόμενες τιμές πριν από την έκδοση του ηλεκτρονικού δημοσίου εγγράφου.
Άρθρο 5
Προσυπογραφή ηλεκτρονικών δημοσίων εγγράφων
1. Τα ηλεκτρονικά δημόσια έγγραφα που εκδίδονται και διακινούνται εντός κάθε φορέα του δημοσίου τομέα σε κλειστά πληροφοριακά συστήματα, όπως τα εσωτερικά συστήματα ηλεκτρονικής διακίνησης εγγράφων (Σ.Η.Δ.Ε.), φέρουν: α) προηγμένη ή εγκεκριμένη ηλεκτρονική χρονοσφραγίδα και β) είτε την προηγμένη ή εγκεκριμένη ηλεκτρονική σφραγίδα του φορέα είτε την προηγμένη ή εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή του αρμόδιου οργάνου. Η χρήση των εσωτερικών συστημάτων ηλεκτρονικής διακίνησης εγγράφων προϋποθέτει την αυθεντικοποίηση κάθε χρήστη.
2. Οι εισηγητές συντάσσουν ηλεκτρονικά έγγραφα είτε σε περίπτωση απάντησης σε εισερχόμενα έγγραφα που τους έχουν χρεωθεί είτε με πρωτοβουλία της Υπηρεσίας στην οποία υπηρετούν (οίκοθεν). Ο εισηγητής δημιουργεί το επεξεργάσιμο ηλεκτρονικό έγγραφο, χρησιμοποιώντας κατάλληλη ηλεκτρονική εφαρμογή επεξεργασίας κειμένου (Microsoft Office Word, Apache Open Office Writer, Libre Office Writer κ.λπ.).
3. Το επεξεργάσιμο ηλεκτρονικό έγγραφο αποτελεί το ηλεκτρονικό σχέδιο εγγράφου, το οποίο προωθείται αρμοδίως για προσυπογραφή από τα ιεραρχικά ανώτερα όργανα και υπογραφή από τον τελικώς υπογράφοντα. Η σειρά προώθησης του ηλεκτρονικού σχεδίου εγγράφου για προσυπογραφή, καθώς και η διαδικασία θέσης σχολίων ή επιφυλάξεων αποτυπώνονται στον Κανονισμό Σ.Η.Δ.Ε. που τηρεί κάθε φορέας.
4. Για την έκδοση πρωτότυπου ηλεκτρονικού δημόσιου εγγράφου με χρήση είτε της εγκεκριμένης ηλεκτρονικής σφραγίδας του φορέα, είτε της εγκεκριμένης ηλεκτρονικής υπογραφής του αρμοδίου οργάνου (τελικώς υπογράφων) δεν απαιτείται η προσυπογραφή από τον εισηγητή και τους ενδιάμεσους υπογράφοντες με χρήση εγκεκριμένης ηλεκτρονικής υπογραφής. Με τη θέση επί του ηλεκτρονικού σχεδίου εγγράφου της εγκεκριμένης ηλεκτρονικής υπογραφής του τελικώς υπογράφοντος ή της εγκεκριμένης ηλεκτρονικής σφραγίδας του φορέα από το αρμόδιο όργανο και σε κάθε περίπτωση της εγκεκριμένης ηλεκτρονικής χρονοσφραγίδας τελειούται η έκδοση του πρωτότυπου ηλεκτρονικού δημόσιου εγγράφου. Το πρωτότυπο ηλεκτρονικό δημόσιο έγγραφο μπορεί να διακινηθεί εκτός του φορέα έκδοσής του με τα χαρακτηριστικά του προηγούμενου εδαφίου ή ως ακριβές ηλεκτρονικό αντίγραφο σύμφωνα με τη διαδικασία του άρθρου 6.
Άρθρο 6
Έκδοση ηλεκτρονικών ακριβών αντιγράφων
1. Το αρμόδιο όργανο του φορέα έκδοσης μπορεί να εκδώσει ηλεκτρονικό ακριβές αντίγραφο στις εξής περιπτώσεις:
α) Όταν έχει εκδοθεί πρωτότυπο ηλεκτρονικό δημόσιο έγγραφο, σύμφωνα με τη διαδικασία του άρθρου 5.
β) Όταν ο τελικώς υπογράφων υπογράψει επί του ηλεκτρονικού σχεδίου εγγράφου με άλλη, πέραν της εγκεκριμένης, ηλεκτρονική υπογραφή.
2. Στις ανωτέρω περιπτώσεις το έγγραφο δρομολογείται για διεκπεραίωση στη Γραμματεία ή στο αρμόδιο όργανο του φορέα, όπου μετατρέπεται σε ηλεκτρονικό ακριβές αντίγραφο με τα στοιχεία της παρ. 4 του άρθρου 13 του ν. 4727/2020. Η επιτυχής υπογραφή του εξερχομένου έχει ως αποτέλεσμα τη δημιουργία ενός όμοιου ηλεκτρονικού εγγράφου, το οποίο μπορεί να διακινηθεί εκτός του φορέα έκδοσής του.
Άρθρο 7
Διαδικασία Έκδοσης των ψηφιοποιημένων ηλεκτρονικών αντιγράφων
1. Κάθε προϊστάμενος οργανικής μονάδας που τηρεί έντυπο αρχείο ορίζει έναν ή περισσότερους υπαλλήλους από κάθε τμήμα για τη συλλογή των έντυπων εγγράφων που θα ψηφιοποιηθούν. Οι υπάλληλοι αυτοί:
α) επικαιροποιούν και ψηφιοποιούν τον έντυπο πίνακα περιεχομένων του φακέλου εφόσον αυτός υπάρχει,
β) ψηφιοποιούν όλα τα έντυπα έγγραφα του φακέλου,
γ) υπογράφουν με εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή και χρονοσφραγίδα ή το αρμόδιο όργανο θέτει την εγκεκριμένη ηλεκτρονική σφραγίδα του φορέα,
δ) θέτουν ηλεκτρονικά επί του ψηφιοποιημένου ηλεκτρονικού αντιγράφου τη βεβαίωση ταύτισής του με το έντυπο έγγραφο,
ε) αρχειοθετούν τα ψηφιοποιημένα έγγραφα προσθέτοντας τα απαραίτητα μεταδεδομένα με βάση το σύστημα ταξινόμησής τους,
στ) ελέγχουν την πληρότητα του ψηφιοποιημένου ηλεκτρονικού φακέλου αντιπαραβάλλοντας τα ψηφιοποιημένα έγγραφα με τα έντυπα έγγραφα.
2. Ηλεκτρονικά δημόσια έγγραφα που προέρχονται από ψηφιοποίηση εντύπων ισχύουν ως ακριβή αντίγραφα των αρχικών εφόσον:
i. Έχουν ελάχιστη/προτεινόμενη 200 και ανώτερη ανάλυση της ψηφιακής εικόνας εικονοστοιχεία ανά ίντσα
ii. Ακολουθούν τη διαμόρφωση των πρωτότυπων εντύπων σχετικά με τις διαστάσεις και τις αναλογίες αυτών.
iii. Δεν περιέχουν χαρακτήρες ή γραφικά που δεν περιλαμβάνονται στα αρχικά έντυπα.
Άρθρο 8
Εκκαθάριση και Καταστροφή Έντυπων και Ηλεκτρονικών Εγγράφων
1. Κάθε προϊστάμενος οργανικής μονάδας που τηρεί αρχείο το οποίο πρόκειται να εκκαθαριστεί ή και να καταστραφεί, ορίζει έναν ή περισσότερους υπαλλήλους από κάθε τμήμα για την καταγραφή του αρχειακού υλικού, σύμφωνα με τις κείμενες διατάξεις.
2. Οι αρμόδιοι υπάλληλοι της παρ. 1 του παρόντος άρθρου αναζητούν τα ψηφιοποιημένα ηλεκτρονικά αντίγραφα στο ηλεκτρονικό αρχείο και επιβεβαιώνουν ότι αυτά είναι αυθεντικά, ακέραια, ευανάγνωστα, αξιόπιστα και εξαγώγιμα και φέρουν την εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή των υπαλλήλων που τα ψηφιοποίησαν ή την εγκεκριμένη ηλεκτρονική σφραγίδα του φορέα και σε κάθε περίπτωση την εγκεκριμένη ηλεκτρονική χρονοσφραγίδα. Ακολούθως, συντάσσεται ηλεκτρονικός κατάλογος των προς καταστροφή έντυπων εγγράφων που έχουν ψηφιοποιηθεί, με τον τίτλο της εκδίδουσας αρχής, τα στοιχεία του φακέλου, τη χρονολογία και την περίληψη του θέματος που αφορά το έγγραφο.
3. Ακολούθως συντάσσεται πρωτόκολλο καταστροφής εντύπων εγγράφων, το οποίο περιλαμβάνει τον κατάλογο της προηγούμενης παραγράφου και το οποίο φέρει την εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή των αρμοδίων υπαλλήλων και των προϊσταμένων της οργανικής μονάδας που τηρεί το αρχείο.
4. Στη συνέχεια ακολουθείται η διαδικασία επιλογής ιστορικού ενδιαφέροντος αρχείων από τα Γενικά Αρχεία του Κράτους, ύστερα από έγγραφη πρόσκλησή τους, σύμφωνα με το ισχύον θεσμικό πλαίσιο με την επιφύλαξη των ειδικότερων διατάξεων περί εκκαθάρισης των αρχείων των Υπουργείων Εξωτερικών, Εθνικής Άμυνας και διαβαθμισμένου υλικού του Υπουργείου Προστασίας του Πολίτη.
5. Στην περίπτωση που κριθεί από την αρμόδια κατά περίπτωση αρχειακή υπηρεσία (όπως Γενικά Αρχεία του Κράτους, Υπηρεσία Ιστορικού και Διπλωματικού Αρχείου Υπουργείου Εξωτερικών, Ελληνική Επιτροπή Στρατιωτικής Ιστορίας, Διεύθυνση Ιστορίας Στρατού, Υπηρεσία Ιστορίας Ναυτικού, Μουσείο Ιστορίας Πολεμικής Αεροπορίας) ότι το ηλεκτρονικό ή/και έντυπο αρχείο δεν χρήζει διατήρησης στο διηνεκές, ο φορέας προβαίνει στην καταστροφή με βάση τις κείμενες διατάξεις.
Άρθρο 9
Καταργούμενες ρυθμίσεις
Από τη θέση σε ισχύ της παρούσας καταργούνται τα άρθρα 1, 2, 3, 4, 5 και 8 της υπό στοιχεία ΥΑΠ/Φ.40.4/3/1031/23.4.2012 απόφασης του Υφυπουργού Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης (Β’ 1317).
Άρθρο 10
Έναρξη ισχύος
Η απόφαση αυτή αρχίζει να ισχύει από τη δημοσίευσή της στην Εφημερίδα της Κυβερνήσεως.
Η απόφαση αυτή να δημοσιευθεί στην Εφημερίδα της Κυβερνήσεως.»
