Η ηλεκτρονική καταγραφή συνεδρίασης συλλογικού οργάνου δεν συνιστά διοικητικό έγγραφο κατά την έννοια του άρθρου 5 του νόμου 2690/1999
Το Νομικό Συμβούλιο του Κράτους κλήθηκε να γνωμοδοτήσει για το εάν η φυλασσόμενη στο αρχείο της Σχολής Αρχιτεκτόνων-Μηχανικών του Ε.Μ.Π. ηλεκτρονική καταγραφή συνεδρίασης συλλογικού οργάνου, που έλαβε χώρα προς επιβοήθηση της ορθής σύνταξης των γραπτών πρακτικών, συνιστά ή όχι διοικητικό έγγραφο με αποτέλεσμα να επιτρέπεται ή όχι η χορήγηση αντιγράφου αυτής σε ενδιαφερόμενο.
Σύμφωνα με τη γνωμοδότηση, η οποία έγινε αποδεκτή, η ηλεκτρονική καταγραφή συνεδρίασης του συλλογικού οργάνου, που έλαβε χώρα προς επιβοήθηση της ορθής σύνταξης των πρακτικών αυτής, δεν συνιστά διοικητικό έγγραφο, κατά την έννοια διατάξεων του άρθρου 5 του νόμου 2690/1999.
Κατά συνέπεια δεν είναι επιτρεπτή η χορήγηση στον αιτούντα αντιγράφου αυτού.
Απόσπασμα της γνωμοδότησης
11. Από τις ανωτέρω διατάξεις επισκοπούμενες μεμονωμένα ή κατά συνδυασμό μεταξύ των, προκύπτει ότι δεν προβλέπεται ρητά ο τρόπος κατάρτισης των εγγράφων, και ιδιαίτερα του πρακτικού συνεδρίασης συλλογικού οργάνου, δηλαδή η μέθοδος ακριβούς καταγραφής των διαμειβομένων στις συνεδριάσεις.
Συνεπώς επιτρέπεται στο συλλογικό όργανο να προαποφασίσει για τον πάγιο τρόπο κατάρτισης των πρακτικών του βάσει στενογραφίας ή μαγνητοφώνησης, ως εκ τούτου και βάσει ηλεκτρονικής καταγραφής, υπό την μορφή της αυτοδέσμευσής του που συνάδει προς την αρχή της νομιμότητας.
Μέθοδο καταγραφής αποτελούν και τα μαγνητικά μέσα (μαγνητοταινία, CD, DVD κλπ.), όπου μετά από προαπόφαση του συλλογικού οργάνου καταχωρούνται οι συζητήσεις των συνεδριάσεών του.
Εφόσον δε το όργανο έχει προαποφασίσει ότι ο εν λόγω τρόπος καταγραφής θα λαμβάνει χώρα για να διευκολύνει και να βοηθήσει στην επεξεργασία των γραπτών πρακτικών της συνεδρίασης, αυτά δεν συνιστούν διοικητικά έγγραφα, ούτε καταρτισμένα σχέδια διοικητικών εγγράφων.
Τα ανωτέρω ισχύουν για κάθε μέθοδο καταγραφής των όσων διεξήχθησαν κατά τη συνεδρίαση συλλογικού οργάνου, δηλαδή για κάθε μέσο καταγραφής αντίστοιχο της μαγνητοταινίας, από τα οποία μετά από απομαγνητοφώνηση, καταρτίζονται εγγράφως τα πρακτικά της συνεδρίασης του συλλογικού οργάνου.
Συνεπώς, με βάση τα ανωτέρω αναφερόμενα, όλα τα ψηφιακά αυτά μέσα δε συνιστούν έγγραφο και ούτε καταρτισμένο σχέδιο διοικητικού εγγράφου, αλλά απλώς χρησιμοποιούνται επιβοηθητικά για να διευκολυνθεί η κατάρτιση των πρακτικών της συνεδρίασης αυτού (βλ. σχετ. Δ.Εφ.Αθ. 723/2014, Ν.Σ.Κ. 46/2015, πρβλ. 217/2007 πράξη Ελ.Συν. IV Τμ, βλ. επίσης γνωμ. Εισ. Α.Π. 13/2021 και βιβλιογραφικές αναφορές ο.π.).
12. Όπως προκύπτει από το υπ’ αριθμ. 27432/15-6-2022 έγγραφο της Σχολής Αρχιτεκτόνων του Ε.Μ.Π., που αφορά στην εξεταζόμενη υπόθεση, η πάγια θέσης αυτής είναι να μην καταγράφονται οι συνεδριάσεις των συλλογικών οργάνων της.
Εξαίρεση έλαβε χώρα μόνο για την συνεδρίαση της 30-3-2022 του Εκλεκτορικού Σώματος, κατόπιν υποβολής σχετικού αιτήματος από τον ενδιαφερόμενο Ε.Μ. και συναίνεσης των μελών αυτού.
Η δε καταγραφή εγένετο μόνο για την επιβοήθηση σύνταξης των (γραπτών) πρακτικών.
Κατά συνέπεια προς τα ανωτέρω, πρέπει να γίνει δεκτό ότι η ηλεκτρονική καταγραφή συνεδρίασης του συλλογικού οργάνου της 30-3-2022 δεν συνιστά διοικητικό έγγραφο ούτε καταρτισμένο σχέδιο τέτοιου εγγράφου, αλλά απλώς χρησιμοποιείται επιβοηθητικά για να διευκολυνθεί η έγγραφη κατάρτιση των πρακτικών της συνεδρίασης και δεν μπορεί να χορηγηθεί αντίγραφο στον αιτούντα καθηγητή.
Επισημαίνεται, πάντως, στο προκείμενο ότι, όπως προκύπτει από την επισκόπηση της υπ’ αριθμ. 1809/2007 απόφασης του Σ.τ.Ε., που επικαλείται ο ενδιαφερόμενος προς υποστήριξη του αιτήματός του, με αυτήν το Δικαστήριο ουδόλως έκρινε επί του τιθέμενου ενταύθα ζητήματος, απλώς ακύρωσε την παράλειψη της διοίκησης να απαντήσει επί του αιτήματος που είχε υποβάλλει ο εκεί διάδικος σε αυτήν περί χορήγησης αντιγράφου σχετικής μαγνητοταινίας.
Δείτε αναλυτικά τη γνωμοδότηση στο nsk.gr
