Εγκύκλιο εξέδωσε η υπουργός Διοικητικής Ανασυγκρότησης, που αφορά τη διαδικασία της στοχοθεσίας στο Δημόσιο και τη λειτουργία των Ολομελειών Διευθύνσεων και Τμημάτων κατά τη διαδικασία καθορισμού, παρακολούθησης και αξιολόγησης αυτής. Η εγκύκλιος δίνει διευκρινήσεις σε εφαρμογή των σχετικών προβλέψεων του Ν. 4369/2016 (Άρθρα 22 & 23).
Σύμφωνα με το ΥΠΔΑ, «με τις διατάξεις των άρθρων 22 και 23 του Ν. 4369/2016, καθιερώνεται, μεταξύ άλλων, ένα πιο λειτουργικό και συμμετοχικό περιβάλλον, που διασφαλίζει την αποτελεσματικότερη εφαρμογή του Συστήματος «Διοίκηση μέσω Στόχων» στους φορείς της Δημόσιας Διοίκησης. Με τη «Διοίκηση μέσω Στόχων» ενισχύεται η συμμετοχή, όχι μόνο όλων των ιεραρχικών επιπέδων διοίκησης, αλλά και των υπαλλήλων αυτής, κατά τη διαδικασία καθορισμού, παρακολούθησης και αξιολόγησης της στοχοθεσίας σε κάθε υπηρεσία. Με τον τρόπο αυτό επιτυγχάνεται για πρώτη φορά η διάδραση της Δημόσιας Διοίκησης με τους εργαζομένους, στο επίπεδο της αποτίμησης των διαθέσιμων πόρων και των πραγματικών αναγκών κάθε υπηρεσίας. Για πρώτη φορά, δηλαδή, εισακούγεται η πραγματική βούληση και άποψη των δημοσίων υπαλλήλων για τις δημόσιες υπηρεσίες, στις οποίες υπηρετούν, τους διαθέσιμους πόρους και τις ιδιαίτερες ανάγκες τους. Έτσι, οι δημόσιοι υπάλληλοι συμβάλλουν ουσιαστικά και δημοκρατικά στην αποτύπωση όχι μόνο των στόχων, αλλά και του στρατηγικού οράματος, το οποίο είναι συμβατό με τις ανάγκες των πολιτών. Επιπλέον, δίνεται η δυνατότητα της ολοκληρωμένης προσέγγισης του συνολικού έργου της Διοίκησης, αλλά και του περιβάλλοντος εντός του οποίου καλείται να δραστηριοποιηθεί. Η συγκεκριμένη προσέγγιση αποτελεί εκτός από εργαλείο διοίκησης, πράξη εκδημοκρατισμού της ίδιας της λειτουργίας των δημόσιων οργανώσεων», καταλήγει το ΥΠΔΑ.
Ειδικότερα στην εγκύκλιο μεταξύ άλλων σημειώνεται:
Σε συνέχεια των ανωτέρω σχετικών, αναφορικά με το αντικείμενο του θέματος και
προς διευκόλυνση των υπηρεσιών κατά την εφαρμογή των διατάξεων των άρθρων 22 και
23 του Ν. 4369/2016, θέτουμε υπόψη σας τα εξής:
Με τις διατάξεις των άρθρων 22 και 23 του Ν. 4369/2016, καθιερώνεται, μεταξύ
άλλων, ένα πιο λειτουργικό και συμμετοχικό περιβάλλον που διασφαλίζει την
αποτελεσματικότερη εφαρμογή του Συστήματος «Διοίκηση μέσω Στόχων» στους φορείς της
Δημόσιας Διοίκησης. Με τις εν λόγω διατάξεις, ενισχύεται η συμμετοχή, όχι μόνο όλων των
ιεραρχικών επιπέδων διοίκησης, αλλά και των υπαλλήλων αυτής, κατά τη διαδικασία
καθορισμού, παρακολούθησης και αξιολόγησης της στοχοθεσίας σε κάθε υπηρεσία.
Με τον τρόπο αυτό επιτυγχάνεται για πρώτη φορά η διάδραση της δημόσιας
διοίκησης με τους εργαζομένους, στο επίπεδο της αποτίμησης των διαθέσιμων πόρων και
των πραγματικών αναγκών κάθε υπηρεσίας. Δίνεται έτσι η δυνατότητα της ολοκληρωμένης
προσέγγισης του συνολικού έργου της, αλλά και του περιβάλλοντος εντός του οποίου
καλείται να δραστηριοποιηθεί. Η συγκεκριμένη προσέγγιση αποτελεί εκτός από εργαλείο
διοίκησης, πράξη εκδημοκρατισμού της ίδιας της λειτουργίας των δημόσιων οργανώσεων.
Σύνθεση της Ολομέλειας
Σύμφωνα με την παρ. 1 του άρθρου 23 του ανωτέρω νόμου, οι Ολομέλειες της
Διεύθυνσης και του Τμήματος αποτελούν συμβουλευτικά όργανα της διοίκησης, στα οποία
δικαίωμα συμμετοχής έχουν όλοι οι υπάλληλοι της αντίστοιχης οργανικής μονάδας. Ως εκ
τούτου, δεν απαιτείται η έκδοση απόφασης συγκρότησης των εν λόγω οργάνων,
δεδομένου ότι υφίσταται, από το οικείο νομοθετικό πλαίσιο, σαφής προσδιορισμός του
αριθμού των φυσικών προσώπων, τα οποία ως εκ της υπαλληλικής τους ιδιότητας και της
τοποθέτησής τους σε συγκεκριμένη οργανική μονάδα, απαρτίζουν τις αντίστοιχες
Ολομέλειες.
Ο Πρόεδρος της αντίστοιχης Ολομέλειας καθορίζει, με την έκδοση σχετικής
πρόσκλησης, την ημέρα, την ώρα και τον τόπο της συνεδρίασης και καλεί τα μέλη να
συμμετάσχουν. Η πρόσκληση γνωστοποιείται εγγράφως από το Γραμματέα στα μέλη της
Ολομέλειας τουλάχιστον σαράντα οκτώ (48) ώρες πριν τη συνεδρίαση. Η ενημέρωση
μπορεί να γίνει και με τηλεομοιοτυπία ή μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή όποιο άλλο
πρόσφορο μέσο αποδεικνύει ότι ο ενδιαφερόμενος ενημερώθηκε έγκαιρα.
Πρόσκληση δεν απαιτείται όταν μέλος έχει δηλώσει πριν τη συνεδρίαση και
εγγράφως, ή με όποιο άλλο πρόσφορο μέσο το αποδεικνύει, κώλυμα συμμετοχής σε αυτήν.
Επιπλέον, δεν υπολογίζονται οι απόντες λόγω άδειας εκπαιδευτικής, μητρότητας ή
ανατροφής τέκνου, καθώς και μακράς διάρκειας αναρρωτική ή άνευ αποδοχών.
Αν διαπιστωθεί έλλειψη απαρτίας, το όργανο καλείται εκ νέου σε συνεδρίαση, η
οποία πραγματοποιείται το νωρίτερο σε είκοσι τέσσερις (24) ώρες, στον ίδιο τόπο και με
την ίδια ημερήσια διάταξη.
Ειδικές περιπτώσεις:
α) Υπάλληλος τοποθετημένος σε οργανική μονάδα επιπέδου Διεύθυνσης (δεν υφίσταται
δηλαδή τοποθέτησή του σε Τμήμα) μετέχει στις αντίστοιχες Ολομέλειες όλων των
Τμημάτων που απαρτίζουν την εν λόγω Διεύθυνση, καθώς και στην Ολομέλεια της
Διεύθυνσης.
β) Οι αποσπασμένοι υπάλληλοι και για όσο χρόνο διαρκεί η απόσπασή τους, μετέχουν στη
στοχοθεσία και στις Ολομέλειες των υπηρεσιών στις οποίες έχουν αποσπασθεί.
γ) Σε περίπτωση τοποθέτησης σε Τμήμα ή Διεύθυνση νέου υπαλλήλου ή επιστροφής
αποσπασμένου υπαλλήλου, αυτός μετέχει στις αντίστοιχες Ολομέλειες, κατά τα ανωτέρω.
Στο σημείο αυτό, διευκρινίζεται ότι της τοποθέτησης ή επιστροφής του, αντίστοιχα,
ακολουθεί, κατά τα προβλεπόμενα στο άρθρο 22 του Ν. 4369/2016, ο καθορισμός της
ατομικής του στοχοθεσίας και της ειδικότερης συμβολής του στην επίτευξη των στόχων του
Τμήματος ή της Διεύθυνσης (με τροποποίηση, εφόσον απαιτείται, της ατομικής
στοχοθεσίας λοιπών υπαλλήλων).
Λειτουργία της Ολομέλειας
Η Ολομέλεια της Διεύθυνσης συγκαλείται και προεδρεύεται από τον οικείο
Προϊστάμενο Διεύθυνσης και σε περίπτωση κωλύματός του από τον οικείο Προϊστάμενο
Γενικής Διεύθυνσης. Κατ΄ αντιστοιχία, η Ολομέλεια του Τμήματος συγκαλείται και
προεδρεύεται από τον οικείο Προϊστάμενο Τμήματος και σε περίπτωση κωλύματός του από
τον οικείο Προϊστάμενο Διεύθυνσης. Κατά τη διάρκεια των συνεδριάσεων της Ολομέλειας
τηρούνται πρακτικά, η σύνταξη των οποίων ανατίθεται σε υπάλληλο που ορίζεται ως
Γραμματέας από τον Πρόεδρο αυτής.
Οι Ολομέλειες συνεδριάζουν εντός ωραρίου εργασίας και ολοκληρώνονται με την
εξάντληση των θεμάτων της ημερήσιας διάταξης, ενώ δεν καταβάλλεται αποζημίωση για τη
συμμετοχή σε αυτές. Αντικείμενο της συνεδρίασης είναι μόνο τα θέματα που
περιλαμβάνονται στην ημερήσια διάταξη, η οποία καθορίζεται από τον Πρόεδρο της
αντίστοιχης Ολομέλειας και περιλαμβάνεται στην εν λόγω πρόσκληση.
Κατ΄ εξαίρεση, τα δύο τρίτα (2/3) των υπαλλήλων του Τμήματος μπορούν να
ζητήσουν, οποτεδήποτε, με έγγραφη αναφορά τους προς τον Προϊστάμενο του Τμήματος
τη σύγκληση έκτακτης Ολομέλειας, προκειμένου να συζητηθούν υπηρεσιακά θέματα, τα
οποία θα πρέπει να προσδιορίζονται επακριβώς στην αναφορά. Η έκτακτη Ολομέλεια
συγκαλείται υποχρεωτικά εντός δέκα (10) ημερών από την περιέλευση (δηλαδή την
κοινοποίηση) της αναφοράς στον Προϊστάμενο της Διεύθυνσης.
Η Ολομέλεια της Διεύθυνσης συνεδριάζει τρεις (3) φορές το χρόνο, δηλαδή κάθε
τέσσερις (4) μήνες, για να αξιολογήσει την πορεία υλοποίησης των στόχων της Διεύθυνσης, όπως αυτοί αποτυπώνονται στη συνολική λειτουργία της αντίστοιχης οργανικής μονάδας.
Επίσης, συνεδριάζει και όποτε άλλοτε κρίνει σκόπιμο ο οικείος Προϊστάμενος Διεύθυνσης ή
Γενικής Διεύθυνσης, προκειμένου να συζητηθούν θέματα λειτουργίας της Διεύθυνσης.
Εισηγητής είναι ο Προϊστάμενος της Διεύθυνσης ή αρμόδιος υπάλληλος που επιλέγεται από
αυτόν.
Η Ολομέλεια του Τμήματος συνεδριάζει μία φορά κάθε δύο (2) μήνες, για να
συζητήσει θέματα του Τμήματος, καθώς και την πορεία υλοποίησης των στόχων του.
Επίσης, συνεδριάζει και όποτε άλλοτε κρίνει σκόπιμο ο οικείος Προϊστάμενος Τμήματος ή
Διεύθυνσης, προκειμένου να συζητηθούν θέματα λειτουργίας του Τμήματος. Αν υπάρχουν
παρατηρήσεις Ανεξαρτήτων Αρχών ή ελεγκτικών μηχανισμών ή αναφορές παραπόνων
πολιτών που αφορούν στη λειτουργία του Τμήματος, αυτά συζητούνται υποχρεωτικά στην
επόμενη Ολομέλεια του Τμήματος.
Ανάλογα με το αποτέλεσμα της συνεδρίασης, οι Ολομέλειες μπορεί να συντάσσουν
εισηγήσεις προς τη διοικητική ιεραρχία και την πολιτική ηγεσία, βάσει προτάσεων των
μελών τους.
Στο τέλος κάθε έτους οι Ολομέλειες Διεύθυνσης και Τμήματος εκδίδουν Εκθέσεις
Αξιολόγησης του έργου που παρήγαγαν. Η Έκθεση κάθε οργανικής μονάδας συντάσσεται από τον οικείο Προϊστάμενο αυτής και εγκρίνεται, κατόπιν συζήτησης, από τα δύο τρίτα (2/3) τουλάχιστον των υπαλλήλων της αντίστοιχης μονάδας. Οι Εκθέσεις πρέπει να είναι επαρκώς αιτιολογημένες, βάσει των στόχων της κάθε μονάδας και λαμβάνουν βαθμολογία από 0-100, η οποία προκύπτει από μετρήσεις αποτελεσμάτων στοχοθεσίας, με τη χρήση προκαθορισμένων δεικτών μέτρησης αποτελεσματικότητας και αποδοτικότητας.
Οι αποδέκτες της παρούσας (Υπουργεία, Ν.Π.Δ.Δ., Αποκεντρωμένες Διοικήσεις και
Ανεξάρτητες Αρχές) και ειδικότερα οι οργανικές τους μονάδες που είναι αρμόδιες για την
εφαρμογή του Συστήματος «Διοίκηση μέσω Στόχων» ή ελλείψει αυτών οι Διευθύνσεις
Διοικητικών Υπηρεσιών, παρακαλούνται να ενημερώσουν έγκαιρα τους φορείς που
εποπτεύουν, κοινοποιώντας τους την παρούσα εγκύκλιο.
