Ποια είναι τα κρίσιμα σημεία που χρειάζονται προσοχή για να συντάξουμε σωστά, πίνακα προσωπικού (Ε4) η/και πρόγραμμα εργασίας.
1. Ωράριο απασχόλησης
Το συνολικό εβδομαδιαίο ωράριο του εργαζόμενου, προκύπτει από την ατομική σύμβαση εργασίας του. Μπορεί να είναι είτε πλήρες (40 ώρες) είτε μειωμένο (μερική απασχόληση – κάτω από 40 ώρες την εβδομάδα). Οι ώρες της μερικής απασχόλησης, ανάλογα με τη σύμβαση του εργαζόμενου, μπορεί να κατανέμονται σε όλες τις μέρες της εβδομάδας ή σε λιγότερες μέρες την εβδομάδα κατά πλήρες ωράριο (εκ περιτροπής εργασία) ή σε λιγότερες μέρες την εβδομάδα και μειωμένο ωράριο (διαλείπουσα απασχόληση)
Το πρόγραμμα εργασίας, θα πρέπει να καταρτίζεται σύμφωνα με τις διατάξεις της εργατικής νομοθεσίας περί χρονικών ορίων εργασίας καθώς και με τους όρους της ατομικής σύμβασης περί ωραρίου και εβδομαδιαίας ανάπαυσης.
Μονομερής διαφοροποίηση από τον εργοδότη, του συμφωνηθέντος προγράμματος εργασίας, μπορεί να θεωρηθεί από τον εργαζόμενο ως βλαπτική μεταβολή των όρων εργασίας, με ότι αυτό συνεπάγεται. Εξαίρεση αποτελεί η περίπτωση κατά την οποία έχει τεθεί όρος στην ατομική σύμβαση, ότι το πρόγραμμα εργασίας καταρτίζεται σύμφωνα με τις ανάγκες της επιχείρησης, το οποίο όμως και σ’ αυτή την περίπτωση θα πρέπει να γνωστοποιείται έγκαιρα στον εργαζόμενο και να κινείται εντός των νομίμων ορίων της εβδομαδιαίας απασχόλησης.
Η οργάνωση του χρόνου της εβδομαδιαίας εργασίας σε πενθήμερο ή εξαήμερο, είναι αποκλειστικό δικαίωμα των συμβαλλομένων μερών στις συλλογικές ή ατομικές συμβάσεις εργασίας.
1.1 Πενθήμερη εβδομαδιαία απασχόληση
Επί πενθημέρου με πλήρη απασχόληση, το εβδομαδιαίο ωράριο μπορεί να κατανέμεται ισομερώς στις πέντε ημέρες της εβδομάδας (8ωρη ημερήσια απασχόληση). Η επιπλέον απασχόληση μίας ώρας την ημέρα και μέχρι πέντε ώρες την εβδομάδα αποτελεί υπερεργασία και αμείβεται με προσαύξηση 20%, επί του συμβατικού ωρομισθίου. Απασχόληση πέραν των εννέα ωρών και έως δύο ώρες ημερησίως (σύμφωνα με τα προβλεπόμενα στην εργατική νομοθεσία) αποτελεί υπερωρία και αμείβεται με προσαύξηση 40% επί του συμβατικού ωρομισθίου.
Το 40ωρο, μπορεί επίσης να κατανέμεται ανισομερώς στις πέντε ημέρες της εβδομάδας. Στην περίπτωση αυτή το ημερήσιο ωράριο δεν μπορεί να υπερβαίνει τα νόμιμα όρια της ημερήσιας απασχόλησης, δηλαδή τις εννέα ώρες. Η ένατη ώρα, εφόσον συμπεριλαμβάνεται στο 40ωρο δεν αποτελεί υπερεργασία. Υπέρβαση του 9ωρου τις ημέρες αυτές αποτελεί κατ’ ευθείαν υπερωρία. Τις ημέρες που έχει καθορισθεί ωράριο απασχόλησης κάτω των οκτώ ωρών και εφόσον υπάρξει επιπλέον απασχόληση, οι ώρες μέχρι την συμπλήρωση του 8ωρου αποτελούν υπερεργασία.
1.2 Εξαήμερη εβδομαδιαία απασχόληση.
Επί ισομερούς κατανομής της 40ωρης εβδομαδιαίας απασχόλησης, το ημερήσιο ωράριο είναι 6 ώρες και 40 λεπτά. Απασχόληση πέραν αυτού, οι ώρες δηλ. μέχρι τη συμπλήρωση 8ωρου (8 ώρες την εβδομάδα) αποτελούν υπερεργασία, ενώ απασχόληση πέραν των οκτώ ωρών και έως δύο ώρες ημερησίως αποτελεί υπερωρία σύμφωνα με τις διατάξεις και περιορισμούς της εργατικής νομοθεσίας.
Επί ανισομερούς κατανομής του 40ωρου στις έξι ημέρες την εβδομάδα, το ημερήσιο ωράριο δεν μπορεί να υπερβαίνει τις οκτώ ώρες. Κατά τις ημέρες της 8ωρης απασχόλησης, εφόσον αυτές συμπεριλαμβάνονται στο 40ωρο, δεν υπολογίζεται υπερεργασία από τις 6,66 έως τις 8 ώρες, ενώ η απασχόληση πέραν του 8ωρου κατά τις ημέρες αυτές, θεωρείται κατ’ ευθείαν υπερωριακή απασχόληση. Τις υπόλοιπες ημέρες με εργασία κάτω των οκτώ ωρών, η απασχόληση μέχρι τη συμπλήρωση 8ωρου, θεωρείται υπερεργασία και πέραν αυτού υπερωρία, σύμφωνα με τις διατάξεις και περιορισμούς της εργατικής νομοθεσίας.
2. Διάλειμμα εργασίας
Όταν ο χρόνος ημερήσιας εργασίας υπερβαίνει τις έξι ώρες, πρέπει να χορηγείται διάλειμμα τουλάχιστον 15 λεπτών. Κατά τη διάρκεια του διαλείμματος οι εργαζόμενοι μπορούν να απομακρυνθούν από τη θέση εργασίας τους. Τα διαλείμματα αυτά δεν πρέπει να χορηγούνται συνεχόμενα με την έναρξη ή τη λήξη της ημερήσιας εργασίας.
Ο χρόνος του διαλείμματος δεν αποτελεί χρόνο εργασίας, εκτός αν υπάρχει αντίθετη συμφωνία, ή προβλέπεται διαφορετικά από τη νομοθεσία. Συνεπώς ο χρόνος παραμονής των εργαζομένων στην εργασία τους επιμηκύνεται ανάλογα με το χρόνο του διαλείμματος.
Οι ώρες του διαλείμματος πρέπει να καταγράφονται στον πίνακα προσωπικού ή στα προγράμματα εργασίας.
3. Ελάχιστη ημερήσια ανάπαυση
Στους εργαζόμενους πρέπει να εξασφαλίζεται εντός του 24ωρου, ελάχιστη ανάπαυση έντεκα (11) ωρών.
4. Μέγιστη εβδομαδιαία διάρκεια εργασίας
Ο χρόνος εβδομαδιαίας εργασίας των μισθωτών δεν μπορεί να υπερβαίνει ανά περίοδο το πολύ τεσσάρων (4) μηνών τις σαράντα οκτώ (48) ώρες κατά μέσο όρο, συμπεριλαμβανομένων των υπερωριών. Μετά την υποχρεωτική υποβολή υπερεργασίας και υπερωριών στο Π.Σ. ΕΡΓΑΝΗ, τούτο είναι πλέον εύκολο να διαπιστωθεί από τα αρμόδια ελεγκτικά όργανα.
5. Διακεκομμένο (σπαστό) ωράριο απασχόλησης
Η εφαρμογή διακεκομμένου ή συνεχούς ωραρίου εργασίας, στις περιπτώσεις που δεν προβλέπεται από τη νομοθεσία, εναπόκειται σε συμφωνία εργοδότη – εργαζομένου, διαφορετικά στο διευθυντικό δικαίωμα του εργοδότη.
Για πολλές κατηγορίες εργαζομένων η εργατική νομοθεσία προβλέπει τα ανώτατα και κατώτατα όρια της μεσημβρινής διακοπής τα οποία και πρέπει να λαμβάνονται υπόψη κατά τη σύνταξη των προγραμμάτων εργασίας.
Δεν επιτρέπεται το διακεκομμένο ωράριο σε εργαζόμενους με μερική απασχόληση. Εξαίρεση υπάρχει για τους οδηγούς αυτοκινήτων μεταφοράς μαθητών, νηπίων και βρεφών και για τους συνοδούς αυτών που εργάζονται στα ιδιωτικά εκπαιδευτήρια, στους παιδικούς και βρεφονηπιακούς σταθμούς και στα νηπιαγωγεία, καθώς και για τους καθηγητές που εργάζονται στα φροντιστήρια ξένων γλωσσών και μέσης εκπαίδευσης.
Ενδεικτικά:
Οι εργαζόμενοι σε καταστήματα που λειτουργούν με διακεκομμένο ωράριο δικαιούνται μεσημβρινής ανάπαυσης, που δεν μπορεί να είναι μικρότερη από τρεις ώρες.
Οι επισιτιστικές επιχειρήσεις σύμφωνα με το Ν.Δ.1037/1971 έχουν χαρακτηρισθεί ως καταστήματα. Οι εργαζόμενοι στις επιχειρήσεις αυτές υπάγονται ως προς τις διακοπές εργασίας, στις διατάξεις του Ν.4093/2012, που σημαίνει ότι όσοι έχουν διακεκομμένο ωράριο η μεσημβρινή ανάπαυσης τους, δεν μπορεί να είναι μικρότερη από τρεις ώρες.
Στους σερβιτόρους που απασχολούνται με διακεκομμένο ωράριο, η διακοπή δεν μπορεί να υπερβαίνει τις έξι ώρες.
Επίσης, οι εργαζόμενοι στο χώρο της κουζίνας (μάγειροι λαντζέρες κλπ) έχουν υποχρεωτικό συνεχές, χωρίς διακοπής ωράριο.
Σε κάθε περίπτωση, η διακοπή του ωραρίου, πρέπει να απεικονίζεται στα προγράμματα εργασίας.
6. Εβδομαδιαία ανάπαυση (ρεπό)
Στους εργαζόμενους πρέπει να χορηγείται ανά εβδομάδα, ελάχιστη περίοδος συνεχούς ανάπαυσης είκοσι τεσσάρων (24) ωρών, (ρεπό) η οποία συμπεριλαμβάνει κατ’ αρχήν την Κυριακή, ανάλογα με τις ισχύουσες για κάθε κατηγορία εργαζόμενων διατάξεις της εργατικής νομοθεσίας.
Στις περιπτώσεις, κατά τις οποίες επιτρέπεται η λειτουργία τις Κυριακές και αργίες, η κατανομή των ημερών εβδομαδιαίας ανάπαυσης, πρέπει να γίνεται με τέτοιο τρόπο, ώστε ανά επτά εβδομάδες, το ένα ρεπό να συμπίπτει με Κυριακή, εκτός κι αν από τα εφαρμοζόμενα προγράμματα εργασίας διαπιστώνεται η χορήγηση επτά ρεπό συνολικά εντός του έτους.
7. Τροποποιήσεις προγραμμάτων εργασίας
Σε κάθε αλλαγή – τροποποίηση ωρών εργασίας ή/και εβδομαδιαίας ανάπαυσης, πρέπει να υποβάλλεται στο Π.Σ. ΕΡΓΑΝΗ, πίνακας Ε4 – συμπληρωματικός ωραρίου.
Η υποβολή πρέπει να γίνεται έγκαιρα και οπωσδήποτε πριν την αλλαγή ή/και εφαρμογή του νέου προγράμματος εργασίας.
Όταν έχει συμφωνηθεί εκ περιτροπής εργασία, η απασχόληση εκτός των δηλωθέντων ημερών δεν επιτρέπεται, χωρίς τις ενέργειες εκείνες που θα καθιστούσαν νόμιμη την απασχόληση και θα απέτρεπαν τυχόν επιβολή προστίμου στον εργοδότη. Προτείνεται, όχι μόνο η υποβολή Ε4 συμπληρωματικού πίνακα ωραρίου (η οποία αποτελεί μονομερή ενέργεια του εργοδότη) αλλά και η αλλαγή της ατομικής σύμβασης εργασίας, προκειμένου να αποφευχθεί ο καταλογισμός επιπλέον ημερών εργασίας – ασφάλισης και αναδρομικών εισφορών σε περίπτωση ελέγχου. Την ίδια διαδικασία προτείνουμε και στη διαλείπουσα απασχόληση.
Σε μειωμένη απασχόληση καθ’ όλες τις ημέρες τις εβδομάδας, εφόσον υπάρξει ανάγκη για απασχόληση πέραν του συμβατικού (μειωμένου) ωραρίου, θα πρέπει να υποβάλλεται έγκαιρα και οπωσδήποτε πριν την έναρξη αυτής, πίνακας Ε4 συμπληρωματικός ωραρίου.
Αν υπάρξει μόνιμη τροποποίηση των ωρών εργασίας, τότε εκτός από την υποβολή Ε4 συμπληρωματικού πίνακα ωραρίου, απαιτείται και η τροποποίηση της ατομικής σύμβασης εργασίας και ενημέρωση του ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ (έντυπο Ε9).
Αλλαγές στα δηλωθέντα προγράμματα εργασίας με πρωτοβουλία των εργαζομένων και χωρίς την ενημέρωση των αρμοδίων προσώπων, δεν επιτρέπονται.
8. Τροποποίηση αποδοχών
Όταν μεταβάλλονται σε μόνιμη βάση οι αποδοχές εργαζομένου, (όχι προσωρινά όπως π.χ. σε περικοπή λόγω αδικαιολόγητης απουσίας), τότε ο εργοδότης υποβάλλει στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ, πίνακα προσωπικού Ε4 τροποποπιητικό αποδοχών, εντός προθεσμίας 15 ημερών από την τροποποίηση.
Όταν έχουμε μεταβολή αποδοχών, λόγω τροποποίησης ημερών ή ωρών εργασίας, ο εργοδότης έχει τη δυνατότητα να υποβάλλει ένα μόνο τροποποιητικό πίνακα.
Αν επιλέξει πάντως την υποβολή πίνακα προσωπικού Ε4 συμπληρωματικό ωραρίου, θα πρέπει να είναι εντός της προβλέπομενης προθεσμίας για αλλαγή ωραρίου και στο πεδίο των παρατηρήσεων να αναγραφεί ότι αποτελεί και πίνακα τροποποίησης αποδοχών λόγω της αλλαγής του ωραρίου. Εννοείται ότι αν επιχείρηση επιθυμεί να υποβάλλει, εντός των προβλεπόμενων προθεσμιών, ξεχωριστά για κάθε περίπτωση τροποποιητικό πίνακα προσωπικού, μπορεί να το κάνει.
Στις περιπτώσεις σερβιτόρων που αμείβονται με ποσοστά, στο πεδίο του μισθού αναγράφονται κατά περίπτωση οι αποδοχές βάσει ΕΓΣΣΕ ή οι κατώτατες νομοθετημένες αποδοχές και στις παρατηρήσεις αναγράφεται ότι ο εργαζόμενος αμείβεται με το αντίστοιχο ποσοστό.
9. Αλλαγή ειδικότητας εργαζομένου
Από τις διατάξεις της εργατικής νομοθεσίας δεν προβλέπεται υποβολή τροποποιητικού – συμπληρωματικού πίνακα προσωπικού, σε αλλαγή ειδικότητας.
Όταν μεταγενέστερα υποβληθεί πίνακας τροποποίησης ωραρίου ή αποδοχών, στο πεδίο της ειδικότητας συμπληρώνεται η νέα ειδικότητα με σχετική αναφορά στο πεδίο των παρατηρήσεων. Ευνόητο είναι ότι κατά την αλλαγή της ειδικότητας θα πρέπει να γίνεται τροποποίηση, του σχετικού όρου της ατομικής σύμβασης εργασίας.
10. Δανεισμός εργαζομένου και πίνακας προσωπικού
Σε περίπτωση δανεισμού εργαζομένου, τότε η επιχείρηση που δανείζεται τον εργαζόμενο υποβάλλει πίνακα προσωπικού E4 συμπληρωματικό ωραρίου που αφορά στον εν λόγω εργαζόμενο, με την παρατήρηση ότι αφορά σε υπό δανεισμό μισθωτό, ενώ θα αναγράφονται και τα στοιχεία της δανείζουσας επιχείρησης.
Μανώλης Αμαργιωτάκης
Οικονομολόγος – Σύμβουλος Εργασιακών Σχέσεων
